전자계약 시작 가이드
전자계약이란? 작성부터 서명 완료까지의 실무 흐름
전자계약은 종이 계약서를 출력하고 우편으로 주고받는 대신, 온라인에서 계약 내용을 확정하고 당사자의 서명 또는 날인을 받아 완료 문서를 보관하는 방식입니다. 중요한 것은 단순히 서명 이미지를 붙이는 일이 아니라, 누가 어떤 문서를 언제 확인하고 서명했는지 남기는 전체 과정입니다.
전자계약은 어떤 순서로 진행하나요?
먼저 계약 당사자, 계약 금액, 기간, 업무 범위처럼 핵심 정보를 확인합니다. 기존 HWP나 PDF 계약서를 사용하는 경우에는 원본 서식을 유지한 채 필요한 항목만 정확히 입력하는 것이 좋습니다.
내용이 확정되면 서명자와 서명 순서를 지정합니다. 모든 사람이 동시에 서명할 수도 있고, 발주자 확인 후 수행자가 서명하는 식으로 순차 진행할 수도 있습니다. 마지막 서명까지 끝나면 서명이 반영된 문서를 확정하고 참여자에게 전달합니다.
- 계약 정보 입력 및 검토
- 최종 PDF 확정
- 서명자와 순서 지정
- 전용 링크 발송
- 서명 완료 및 기록 보관
종이 계약과 비교해 무엇이 달라지나요?
종이 계약은 출력, 날인, 스캔, 재전송 과정에서 서로 다른 버전이 생기기 쉽습니다. 전자계약은 서명 대상 문서를 하나로 확정하고 같은 파일을 기준으로 진행하므로 버전 관리가 단순해집니다.
계약 상대방이 멀리 있어도 바로 요청할 수 있고, 아직 서명하지 않은 사람이 누구인지 확인할 수 있다는 점도 실무에서 큰 차이를 만듭니다.
도입 전에 확인할 체크리스트
서비스를 선택할 때는 화면이 편한지만 보지 말고 계약 완료 후 필요한 자료까지 확인해야 합니다. 회사의 내부 승인 절차와 문서 보관 정책에 맞는지도 함께 살펴보세요.
- 원본과 완료 문서를 구분해 보관하는지
- 서명자별 요청 및 완료 시점을 확인할 수 있는지
- 완료 PDF를 내려받을 수 있는지
- 접근권한과 링크 유효기간을 관리할 수 있는지
- 필요한 HWP 또는 PDF 업무 흐름을 지원하는지
자주 묻는 질문
전자계약과 전자서명은 같은 말인가요?
전자서명은 당사자가 문서에 동의했다는 표시이고, 전자계약은 계약서 작성부터 전자서명, 완료 문서 보관까지 포함하는 더 넓은 과정입니다.
상대방도 회원가입해야 하나요?
서비스 방식에 따라 다릅니다. WidelySign은 계약 작성자가 요청을 만들고 서명자는 전달받은 전용 링크에서 계약 내용을 확인하도록 구성합니다.
전자계약 완료 후 무엇을 보관해야 하나요?
서명이 반영된 최종 계약서와 함께 요청, 열람, 서명, 완료 시점을 확인할 수 있는 기록을 보관하는 것이 좋습니다.